Sexta    Guía y Taller  de Excel Avanzado

Visual Basic  Excel

El Editor de Visual Basic, o Editor de VBA,  forma parte del programa Microsoft Excel, este Editor nos permite crear, modificar o emplear Macros, las cuales nos permiten ampliar el funcionamiento por defecto de la funcionalidad de Excel.

Este editor es también conocido como VBE por sus siglas en ingles (Visual Basic Editor).

¿Cómo acceder al Editor de Visual Basic?

Para para poder acceder al Editor de Visual Basic se puede emplear la combinación de teclas ALT + F11, si bien esto nos permite ingresar y trabajar con el Editor de VBA, lo mejor es tener disponible una Ficha conocida como Ficha Programador o Ficha Desarrollador, la cual contiene mas opciones.

Primer Ejercicio

Mostrando un mensaje

Sólo tienes que insertar en tu macro el comando MsgBox. En el ejemplo siguiente:

MsgBox "texto del mensaje"

Pasos:

ALT + F11  

- Clic en el menú herramientas

- Clic en macros

- Digitar el nombre de la macro y clic en crear

-Pegamos el código o lo digitamos

 Código: MsgBox "mi nombre es..."

- Cerrar.

-Ejecutar la macro

Segundo Ejercicio

Escribir la fecha y la hora actual en la hoja de cálculo. El siguiente ejemplo inserta estos datos en la celda A1, vea.

Sub escribirDataEHora ()
Range ("A1") = Now
End Sub

Tercer  Ejercicio

Código para pasar numero a letra con decimales

'FUNCION ALETRAS

Function ALETRAS(Numero As Double, Optional DecimalEnLetra As Boolean) As String

'Declaracion de variables

Dim Moneda As String

Dim Monedas As String

Dim Centavo As String

Dim Centavos As String

Dim Con As String

Dim NumCentavos As Double

Dim Letra As String

Const Maximo = 1999999999.99

' Parámetros

Moneda = "Peso"

Monedas = "Pesos"

Decimal1 = "Centavo"

Decimales = "Centavos"

Con = "Con"

'Si el numero esta dentro de 0 y 1999999999.99 (Maximo) entonces

'convertir el numero a letras

If (Numero >= 0) And (Numero <= Maximo) Then

    Letra = LETRAS((Fix(Numero)))

    'Si solo es un numero entonces

    'agregar la moneda en singular

    If (Numero = 1) Then

        Letra = Letra & " " & Moneda

    'De lo contrario agregar la moneda en plural

    Else

        Letra = Letra & " " & Monedas

    End If

    NumCentavos = Round((Numero - Fix(Numero)) * 100)   'Pasar a decimales (al numero le resta el numero entero y lo multiplica por 100)

    'Si los centvos son mayores a cero entonces

    If NumCentavos >= 0 Then

        'Si el parámetro DecimalEnLetra es VERDADERO

        If DecimalEnLetra Then

        'Convertir los centavos en letra

            Letra = Letra & " " & Con & " " & LETRAS(Fix(NumCentavos))

            'Si el centavo es uno agregar leyenda Centavo (Singular)

            If (NumCentavos = 1) Then

                Letra = Letra & " " & Decimal1

            'De lo contrario agregar la leyenda Centavos (Plural)

            Else

                Letra = Letra & " " & Decimales

            End If

         'De lo contrario mostrar los centecimos como número

         Else

            'Si los centavos son menores a 10 entonces

            If NumCentavos < 10 Then

                Letra = Letra & " " & Con & " " & " 0" & NumCentavos & "/100"

            Else

            'De lo contrario

                Letra = Letra & " " & Con & " " & NumCentavos & "/100"

            End If

         End If

    End If

    'Regresar el resultado final de la conversión

    ALETRAS = Letra

Else

    'Si el Numero no está dentro de los límites mostrar un mensaje de error

    ALETRAS = "ERROR: el importe esta fuera del límite."

End If

End Function

'Funcion LETRAS

Function LETRAS(Numero As Long) As String

'Declaracion de las variables

Dim Unidades, Decenas, Centenas

Dim Resultado As String

'Numeros en letras

Unidades = Array("", "Un", "Dos", "Tres", "Cuatro", "Cinco", "Seis", "Siete", "Ocho", "Nueve", "Diez", "Once", "Doce", "Trece", "Catorce", "Quince", "Dieciséis", "Diecisiete", "Dieciocho", "Diecinueve", "Veinte", "Veintiuno", "Veintidos", "Veintitres", "Veinticuatro", "Veinticinco", "Veintiseis", "Veintisiete", "Veintiocho", "Veintinueve")

Decenas = Array("", "Diez", "Veinte", "Treinta", "Cuarenta", "Cincuenta", "Sesenta", "Setenta", "Ochenta", "Noventa", "Cien")

Centenas = Array("", "Ciento", "Doscientos", "Trescientos", "Cuatrocientos", "Quinientos", "Seiscientos", "Setecientos", "Ochocientos", "Novecientos")

Select Case Numero

    Case 0

        Resultado = "Cero"

    Case 1 To 29

        Resultado = Unidades(Numero)

    Case 30 To 100

        Resultado = Decenas(Numero \ 10) + IIf(Numero Mod 10 <> 0, " y " + LETRAS(Numero Mod 10), "")

    Case 101 To 999

        Resultado = Centenas(Numero \ 100) + IIf(Numero Mod 100 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 100), "")

    Case 1000 To 1999

        Resultado = "Mil" + IIf(Numero Mod 1000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000), "")

    Case 2000 To 999999

        Resultado = LETRAS(Numero \ 1000) + " Mil" + IIf(Numero Mod 1000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000), "")

    Case 1000000 To 1999999

        Resultado = "Un Millón" + IIf(Numero Mod 1000000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000000), "")

    Case 2000000 To 1999999999

        Resultado = LETRAS(Numero \ 1000000) + " Millones" + IIf(Numero Mod 1000000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000000), "")

End Select

LETRAS = Resultado 

End Function

 

Pasos:

Seleccionar y copiar el código

- Abrir VisualBasic

- Clic en Insertar

-Clic en Modulo

- Pegamos el código

- Cerrar

- Clic donde saldrá los números en texto

- Abrír  la función con igual, digitar aletras, paréntesis, clic en la celda a pasar en letras, cerrar el paréntesis. Enter

=ALETRAS(C3)

TALLER

1) Crear  macros con el comando 

    MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbExclamation

MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbYesNo, "Mi título"

 

Combinemos varios botones

MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbYesNo + vbExclamation, "Mi título"

Dentro de un botón

2)

TALLER EN FORMACIÓN

8.  En el total que salga en letras en la siguiente celda:

9.  Una macro con un botón que salga el mensaje de la agencia de viaje.

TALLER

1) Crear  macros con el comando MsgBox donde muestre:

    MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbExclamation

MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbYesNo, "Mi título"

 

Combinemos variso botones

MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbYesNo + vbExclamation, "Mi título"

Dentro de un botón

Taller final

1) Encontrar la venta total 

2) Mostrar total en letras

3) Ingresar botón con macro que limpie  e imprima (2)

4) Mostrar un mensaje con exclamación con visual Basic

CONSULTAR  

1- Qué es el Sena?

2- Historia del Sena

3- Misión y visión del Sena?

4- Logotipo del Sena y su significado

5- Escudo del Sena y su significado.

6- Himno

Investigar;copiar en Word y enviar  resumen. 

Fuente: Times New Roman  12. Justificar 

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Cuarta   Guía y Taller  de Excel Avanzado

Función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV es una de las más importantes en Excel, veamos aquí cómo utilizar esta función, dominando los detalles y consideraciones que debemos tener en cuenta al emplear la Función BUSCARV.

La función BUSCARV forma parte de las funciones de Búsqueda y Referencia, y tiene por finalidad realizar la búsqueda de un valor dentro de una tabla, para retornar alguno de los valores de la tabla en la que se realiza la búsqueda.

Sintaxis de la Función BUSCARV

Comencemos por analizar los parámetros que son empleados como parte de la función, como podemos observar en la siguiente imagen, la función BUSCARV tiene 4 parámetros, de los cuales el cuarto es opcional.

 

El primer parámetro es el “Valor Buscado”, este dato corresponde al valor o elemento que tiene que ser buscado. Luego tenemos “Matriz Buscar en”, este segundo parámetro corresponde al cuadro o tabla en la que se realizará la búsqueda del valor que se haya señalado como “Valor Buscado” Como tercer parámetro tenemos el “Indicador Columnas” este dato permite identificar dentro del cuadro o tabla definido en la “Matriz buscar en”, a la columna que tiene el dato que se está buscando. Finalmente el cuarto parámetro es “Ordenado” este dato hace referencia al estado (ordenado o no) en que se encuentra la “Matriz Buscar en”, este dato tiene una influencia directa en el resultado de la función.

Ejemplo de la Función BUSCARV

El siguiente ejemplo de la función BUSCARV nos permitirá comprender como utilizar la función BUSCARV, veamos. En la parte izquierda tenemos un conjunto de productos, cada producto corresponde a un tipo, el cual puede ser A, B o C, se necesita que en la columna D aparezca la descripción de correspondiente al tipo de tipo producto.

La fórmula que utiliza la función BUSCARV sería la siguiente: =BUSCARV(C3,$F$3:$G$5,2,FALSO)Notemos que el primer dato o parámetro es C3, es decir el “Valor Buscado” es C3, lo cual es comprensible porque este es el dato a ser buscado en el cuadro ubicado a la derecha.

El segundo parámetro es F3:G5, esta es la “Matriz Buscar en”, observemos que “A” (el contenido de C3) será buscado en la primera VERTICAL de esta matriz (de ahí que la función se llame BUSCARV), es decir como la matriz comienza en la columna F, el valor buscado (“A”) se buscará en la columna F, si la matriz fuese H8:L20 el valor se buscaría en la columna H.

El tercer parámetro conocido como “Indicador columnas” tiene el valor 2, lo que significa que el valor buscado se encuentra en la segunda columna de la “Matriz Buscar en”, es decir se está buscando en la columna G la cual contiene la descripción. El valor buscado “A” se encuentra en F3, como el valor encontrado se encuentra en la fila 3, y la columna determinada en el tercer parámetro es la G, la celda que contiene el resultado es la G3, es decir es el texto “Crítico”, este texto es el que aparecerá como resultado de la fórmula empleada en la celda C3.

Finalmente el cuarto parámetro llamado “Ordenado”, sirve para identificar si se está realizando una búsqueda exacta o no, si el valor es VERDADERO se buscará un valor cercano en la “Matríz Buscar en”, para ello se asume que el contenido esta ordenado, por los que si nos fijamos en la siguiente imagen podemos observar como “B” no existe en el cuadro ubicado a la derecha, por lo tanto retorna el valor más cercano, en este caso el correspondiente a “A”, y por ende retorna crítico, de forma similar ocurre para “X”, y se retorna el valor correspondiente a “D”, es decir se retorna “General”.

Al utilizar la función BUSCARV si no se coloca este cuarto parámetro se asume como si se estuviese utilizando VERDADERO. Mientras que si observamos la siguiente imagen, en la que se utiliza FALSO, al no encontrar una coincidencia exacta tanto para el valor “B” como para “X”, se retorna el error #N/A. 

En general se recomienda que al utilizar la función se tienda a usar FALSO a fin de identificar con exactitud los valores buscados.

TALLER

1)

2)

3)

Quinta    Guía y Taller  de Excel Avanzado

 Macros  en Excel

Las Macros en Excel son un conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución, claro esta que una Macro puede invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez mas complejas.

En el caso de Excel el lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual Basic para Aplicaciones), Excel cuenta con un "Editor de Visual Basic"  o también conocido como "Editor de VBA" que permite la creación, y/o mantenimiento de las Macros que se tengan disponibles.

¿Para qué sirve una Macro en Excel?

Las Macros en Excel son útiles entre otras cosas por que permiten la automatización de tareas repetitivas, por ejemplo si se da cuenta que todos lo días se encuentra creando la misma tabla dinámica (pero con distintos datos), o colocando el mismo formato a una hoja, entonces es el momento de automatizar dicha labor por medio de Macros.

Crear una Macro:

El punto fuerte a favor del uso de Macros, es que es sencillo de aprender a crearlas y ejecutarlas, crear Macros es simple, y se puede llegar a ahorrar mucho tiempo remplazando aquellas tareas repetitivas por Macros que usted mismo haya creado, uno de los primeros pasos para acercarse al uso de Macros puede ser el comenzar a utilizar el Grabador de macros

Clic en el siguiente link

https://www.youtube.com/watch?v=cMKdXk4be3E

TALLER

Segunda Guía y Taller  de Excel Avanzado

FUNCIÓN Y DE EXCEL

La función Y de Excel comprueba si se cumplen dos o más pruebas lógicas. Devuelve VERDADERO si se cumplen todas las pruebas y FALSO en caso de que alguna no se cumpla.

Sintaxis:

La fórmula Y se llama por la siguiente sintaxis:

=Y (valor_lógico1; valor_lógico2)

Pueden haber tantas pruebas lógicas como queramos, solo tendríamos que añadirlas por orden separadas por “;”. Se pueden poner entre 1 y 255 pruebas lógicas.

Donde:

• valor_lógico1: Obligatorio. Es obligatoria al menos una prueba lógica. Esta prueba puede ser desde una desigualdad matemática, B3>=1, hasta una prueba de cadenas o más complejo: LARGO(A2)>7. Esta prueba lógica será VERDADERO si se cumple y FALSO en caso contrario.
• valor_lógico2: Opcional. El segundo valor lógico es opcional, aunque no tiene mucho sentido la función Y con solo una prueba lógica.

Veamos un ejemplo de la fórmula Y. Tenemos una base de datos de un colectivo de personas. Para realizar una excursión a un parque de atracciones han de cumplir dos restricciones: ser mayor de edad (edad>=18) y por medidas de seguridad del parque, medir más de 1,60 m.

Necesitamos, en este caso, utilizar dos pruebas lógicas para valorar si los individuos cumplen los requisitos. La primera, mediante una desigualdad B2>=18 comprobamos que el individuo es mayor de edad. En la segunda prueba, sometemos a los valores de la altura (columna C) a la desigualdad de tener una estatura mayor o igual que 1,60 m.

=Y (B2>=18; C2>=1,60)

Ejemplo 2:

Veamos un ejemplo un poco más complejo. SI LA EDAD ES MENOR A 18 AÑOS Y LA ALTURA ES MAYOR A 180 CENTÍMETROS JUEGA FUTBOL, DE LO CONTRARIO JUEGA TENIS

Digitamos la fórmula

Copiamos la fórmula. El resultado

FUNCIÓN O DE EXCEL

Uso:

La función O de Excel (que expresa la llamada “disyunción lógica inclusiva”) verifica si se cumplen dos o más pruebas lógicas. Si se cumple al menos una de las pruebas, devuelve el valor VERDADERO y si no se cumple ninguna, el valor FALSO.

Sintaxis:

La sintaxis de la fórmula O es la siguiente:

=O (valor_lógico1; valor_lógico2)

Se pueden utilizar tantas pruebas lógicas como queramos (hasta un límite de 255). Todas las pruebas lógicas deben ir separadas por un punto y coma: “;”.

Donde:

• valor_lógico1: Obligatorio. Es obligatoria al menos una prueba lógica. Podemos utilizar cualquier función, desde una desigualdad de una otra celda a una función de cadena o incluso una igualdad interior 2+2=4. Esta prueba lógica será VERDADERO si se cumple y FALSO en caso contrario.
• valor_lógico2: Opcional. El segundo valor lógico es opcional, aunque no tiene mucho sentido la función O de Excel con solo una prueba lógica.

Ejemplo 1:

Un profesor ha decidido que solo hará el examen final de su asignatura a los alumnos que hayan suspendido al menos un trimestre de su asignatura. Para ello se construye una hoja de cálculo Excel y utiliza una fórmula O para determinar quién hará el examen final.

=O (B2<5; C2<5; D2<5)

Ejemplo 1:

SI LA EDAD ES MENOR A 18 AÑOS O  LA ALTURA ES MAYOR A 180 CENTÍMETROS JUEGA FÚTBOL, DE LO CONTRARIO JUEGA TENIS

Digitamos la fórmula

Copiamos la fórmula.

TALLER

1)

SI ES MAYOR A 35 AÑOS Y  EL SEXO ES MASCULINO; JUEGA TEJO , DE LO CONTRARIO BILLAR

Nombre	EDAD	SEXO	DEFINITIVA
Hazel	34	M
Liza	67	F
Robert	45	M
Howard	15	M
Maxine	22	M
Joe	67	M
Gail	34	M
Alyssa	32	F
Sheryl	12	F
Brad	16	M
Kendrick	15	M
Ellen	33	F
Felix	45	M
Mark	27	F
Allen	34	F
Ari	56	M
Sam	45	M

Lo copian y lo pegan. Queda así: 

2) Con el mismo ejercicio anterior 

SI ES MAYOR A 35 AÑOS O  EL SEXO ES MASCULINO; JUEGA TEJO , DE LO CONTRARIO BILLAR

3)

INVENTAR UN EJERCICIO CON LAS DOS FUNCIONES (Y   O)  CON CÁLCULOS MATEMÁTICOS. 

Tercera  Guía y Taller  de Excel Avanzado

Cómo enlazar datos a hojas de trabajo distintas en Microsoft Excel

Microsoft Excel permite enlazar datos de distintas hojas de trabajo y hojas de cálculo dentro de una única hoja para resumir datos de distintas fuentes. Puedes crear fórmulas que abarquen distintas fuentes y puedes realizar cálculos utilizando una combinación de información local y enlazada. Enlaza en Excel desde otras hojas de cálculo y mantén la información actualizada sin la necesidad de editar varias ubicaciones cada vez que los datos cambian. Muestra los datos de distintos departamentos para obtener una vista general de los detalles sin compartir información de fuentes.

 

Paso 1

Ejecuta Microsoft Excel y abre cada una de las hojas de cálculo origen que contienen información que será enlazada en una hoja de cálculo destino. Abre la hoja de cálculo destino de último.

Paso 2

Haz clic en la celda de la hoja de cálculo destino que debe contener la información enlazada desde la hoja de cálculo origen y pulsa la tecla "Igual" ("="). Cambia a la hoja de cálculo origen y haz clic en la celda que contiene la información que debe ser enlazada y pulsa "Intro". La hoja de cálculo destino contiene ahora un enlace a los datos de la hoja de cálculo origen como indica en la barra de fórmulas. Los cambios hechos en la hoja de cálculo origen se verán reflejados automáticamente en la hoja de cálculo destino.

Paso 3

Haz clic en la celda de la hoja de cálculo destino que debe contener la información calculada con las celdas de múltiples hojas de cálculo origen y pulsa la tecla "Igual" ("="). Cambia a la primera hoja de cálculo origen y haz clic en la primera celda que contiene la información que debe ser enlazada. Escribe un operador como la tecla "Más" ("+") y haz clic en la siguiente celda en la fórmula, desde la misma hoja de cálculo origen o desde una distinta, o incluso desde la propia hoja de cálculo destino si lo deseas. Sigue añadiendo operadores y referencias de celdas hasta que la fórmula esté terminada, y después pulsa "Intro" para guardar la fórmula y mostrar los resultados del cálculo.

Como ejemplo abrir el siguiente vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=FZBi-gB1w2U

TALLER

Digitar los datos en la primera hoja junto con sus fórmulas

En la segunda hoja creamos el comprobante de pago con los datos de la primera hoja. 

2) CON LA NÓMINA QUE TRABAJAMOS EN LA GUÍA SÉPTIMA, LE AGREGAMOS  EL COMPROBANTE DE PAGO EN OTRA HOJA CON LOS DATOS MAS IMPORTANTES DE SOLO DOS EMPLEADOS.