Guia y Primer Taller de Excel Intermedio para los Aprendices fichas 2182799 y 2182788 del Municipio de Ibagué

Funciones Básicas

En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una función puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o juntarlo con una fórmula y obtener mayor capacidad de operación.

Existen funciones básicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y será un buen punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.

LA FUNCIÓN SUMA

Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores de las celdas, se utiliza mejor cuando se suman rangos. La sintaxis de la función SUMA es la siguiente:

1. =SUMA(Número1:[Número2])

Con la nueva fórmula  se digita la palabra Suma, se abre el paréntesis, se digita la primera celda (es B4), se agregan los dos puntos, se digita la última celda (f4   Excel automáticamente selecciona todo el rango)  y se cierra el paréntesis. 

Queda de esta forma:  =Suma(b4:f4)

 El Resultado es el mismo, pero la fórmula es mas corta.

LA FUNCIÓN PROMEDIO

La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros. Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.

=PROMEDIO(Número1;[Número2])

Retomando el ejercicio vamos a encontrar el promedio de la venta de autos de cada día en la semana. Quedaría:

Ejercicio sumando las celdas y lo dividimos en la cantidad de celdas sumadas

 El resultado

Da el mismo resultado

LA FUNCIÓN Máxima

Nos permite  obtener el valor máximo de un conjunto de valores, Ejemplo la venta máximo, la nota máxima, el sueldo máximo...

Sintaxis:

1. =MAX(Número1;[Número2])

Ahora mostramos la máxima venta de autos en el día y la semana

Resultado

LA FUNCIÓN Mínima

 La función MIN nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Es lo contrario de la función máxima.

Sintaxis:

=MIN(Número1;[Número2])

Ahora mostramos la venta mínima del día y la semana.

Resultado mínimo

LA FUNCIÓN CONTAR

La función contar cuenta la cantidad de celdas seleccionadas

Sintaxis:

=CONTAR(Número1;[Número2])

Ahora vamos a contar la cantidad de ventas del siguiente ejercicio

Resultado

                 

                                           TALLER

Resolver los siguientes ejercicios en Excel

1) Encontrar el total de ventas de los siguientes artículos

Insertar un gráfico de columnas

1) Encontrar la nota final de los siguientes aprendices, junto con el promedio de notas, nota máxima,  mínima y la cantidad de notas.

Insertar un gráfico de circular o  de áreas.

Enviar al correo electrónico:

wfsuarez73@misena.edu.co

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Formato Condicional en Excel 

Se utiliza para que, según el valor que tenga una celda, Excel aplique un formato especial o no. Lo utilizaremos para resaltar celdas dependiendo del valor que contengan, para resaltar errores en valores que cumplan una condición determinada...

Mediante la aplicación del formato condicional, podremos identificar de una forma rápida, las variaciones producidas en un intervalo de valores.

Como aplicar el Formato Condicional

Primero tenemos que seleccionar las celdas a las cuales vamos a aplicar el formato condicional. Vamos a la ficha Inicio, al grupo Estilos, y pinchamos en Formato Condicional.

Tenemos diferentes opciones:

Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores e inferiores, Barra de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos, si queremos aplicar efectos a las celdas.

La opción Nueva regla, nos va a permitir crear una regla personalizada para aplicar un formato determinado a las celdas que cumplan unas condiciones. Pinchamos y se nos abre el cuadro Nueva regla de formato.

Tenemos que seleccionar el tipo de regla que queremos aplicar:

• Aplicar formato a todas las celdas según sus valores
• Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan
• Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior
• Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio.
• Aplicar formato únicamente a los valores duplicados.
• Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

Después en el apartado Editar una descripción de regla, debemos indicar las condiciones que tiene que cumplir la celda y la forma en la que se va a marcar, que será diferente dependiendo del tipo de regla que hayamos elegido. Luego le damos a Aceptar y se creará la regla. Así, cada celda que cumpla las condiciones se marcará.

Si el valor de la celda, no cumple ninguna condición, entonces no se le aplicará ningún tipo de formato especial.

Ejercicio:

Digitar los siguientes datos en Excel

Ahora vamos a encontrar las ventas mayores a  $ 3.000.000 que las muestre con relleno color rojo claro.

- Seleccionar los números

- Clic en la ficha Inicio

-clic en formato condicional

-Reglas para resaltar las celdas

- Clic en Es mayor que...

sale una ventana

- Digitar los datos que nos solicitan 
- Aceptar
Muestra la información solicitada. Cualquier cambio que se le haga a las ventas se releja el formato.
Ahora vamos a realizar otro ejercicio.
- Borramos el formato de las celdas

Encontrar las ventas menores a  $2.500.000  con texto color rojo sin relleno en la celda.

Resultado

TALLER

1) Mostrar con formato texto rojo a los aprendices que sacaron menos de 3 en la nota final.

 La nota final le agregamos formulas:

=suma(primera celda:ultima celda)/cantidad de notas o la fórmula  =promedio(primera celda:ultima celda)

2) Mostrar los préstamos  entre $ 200.000 y $ 400.000  con texto color verde

ENVIAR AL CORREO

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Validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

Ejercicio

Digitamos los siguientes datos.
Los  usuarios tienen que ingresar edades menores de 18 años.
Pasos
-Seleccionamos las celdas donde van los datos que van a ingresar
-Clic en la ficha Datos
-Clic en validación de datos y de nuevo validación de datos

Sale una ventana y la configuramos:
- En permitir seleccionamos números enteros
-Seleccionar datos Entre
-Ingresamos el mínimo  (1) y máximo (17)

Ahora configuramos el mensaje de Entrada (título y mensaje)

      Configuramos el mensaje de Error (Estilo, título y mensaje)

Aceptamos
Digitamos datos correcto (de 1 a 17) Muestra el mensaje de entrada

Digitamos datos mayores a 17
Muestra el mensaje de error

TALLER

1) Agregamos validación de datos a cada una de las notas (Nota1,  nota2, nota3 y nota4) con mensajes de advertencia y de error.

2) En los días trabajados agregamos validación de datos (mensajes de advertencia y mensajes de error). La nómina es Máximo hasta treinta días.