Sexto  Taller de Ofimática

Formato Condicional en Excel 

Se utiliza para que, según el valor que tenga una celda, Excel aplique un formato especial o no. Lo utilizaremos para resaltar celdas dependiendo del valor que contengan, para resaltar errores en valores que cumplan una condición determinada...

Mediante la aplicación del formato condicional, podremos identificar de una forma rápida, las variaciones producidas en un intervalo de valores.

Como aplicar el Formato Condicional

Primero tenemos que seleccionar las celdas a las cuales vamos a aplicar el formato condicional. Vamos a la ficha Inicio, al grupo Estilos, y pinchamos en Formato Condicional.

Tenemos diferentes opciones:

Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores e inferiores, Barra de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos, si queremos aplicar efectos a las celdas.

La opción Nueva regla, nos va a permitir crear una regla personalizada para aplicar un formato determinado a las celdas que cumplan unas condiciones. Pinchamos y se nos abre el cuadro Nueva regla de formato.

Tenemos que seleccionar el tipo de regla que queremos aplicar:

• Aplicar formato a todas las celdas según sus valores
• Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan
• Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior
• Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio.
• Aplicar formato únicamente a los valores duplicados.
• Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

Después en el apartado Editar una descripción de regla, debemos indicar las condiciones que tiene que cumplir la celda y la forma en la que se va a marcar, que será diferente dependiendo del tipo de regla que hayamos elegido. Luego le damos a Aceptar y se creará la regla. Así, cada celda que cumpla las condiciones se marcará.

Si el valor de la celda, no cumple ninguna condición, entonces no se le aplicará ningún tipo de formato especial.

Ejercicio:

Digitar los siguientes datos en Excel

Ahora vamos a encontrar las ventas mayores a  $ 3.000.000 que las muestre con relleno color rojo claro.

- Seleccionar los números

- Clic en la ficha Inicio

-clic en formato condicional

-Reglas para resaltar las celdas

- Clic en Es mayor que...

sale una ventana

- Digitar los datos que nos solicitan 
- Aceptar
Muestra la información solicitada. Cualquier cambio que se le haga a las ventas se releja el formato.
Ahora vamos a realizar otro ejercicio.
- Borramos el formato de las celdas

Encontrar las ventas menores a  $2.500.000  con texto color rojo sin relleno en la celda.

Resultado

1

TALLER

1) Resaltar  con formato texto rojo a los aprendices que sacaron menos de 3 en la nota final.

 La nota final le agregamos formulas:

=suma(primera celda:ultima celda)/cantidad de notas o la fórmula  =promedio(primera celda:ultima celda)

2) Resaltar  las ventas mayores a a 40   con texto color verde y relleno azul. Hacer la fórmula del total. 

 

Sexto  Taller de Ofimática

Formato de celdas en Excel 

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1.   En la Cinta de opciones.

2.   En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3.   En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango.

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías de formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades particulares. A continuación describo brevemente cada una de las 12 categorías:

1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica.
2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.
5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.
8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos elegir entre nueve diferentes formatos.
9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos especificar la cantidad de decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor como un texto, inclusive si es un número.
11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números de seguridad social.
12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional.

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

• Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
• Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
• En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

Resultado final

TALLER EN FORMACIÓN

1) Encontrar la comisión, suplemento, suma de comisiones y total  que le corresponde a cada vendedor

 

Guía y Quinto  Taller de Ofimática

Funciones Básicas

En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una función puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o juntarlo con una fórmula y obtener mayor capacidad de operación.

Existen funciones básicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y será un buen punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.

LA FUNCIÓN SUMA

Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores de las celdas, se utiliza mejor cuando se suman rangos. La sintaxis de la función SUMA es la siguiente:

1. =SUMA(Número1:Número2)

Con la nueva fórmula  se digita la palabra Suma, se abre el paréntesis, se digita la primera celda (es B4), se agregan los dos puntos, se digita la última celda (f4   Excel automáticamente selecciona todo el rango)  y se cierra el paréntesis. 

Queda de esta forma:  =Suma(b4:f4)

 El Resultado es el mismo, pero la fórmula es mas corta.

LA FUNCIÓN PROMEDIO

La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros. Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.

=PROMEDIO(Número1:Número2)

Retomando el ejercicio vamos a encontrar el promedio de la venta de autos de cada día en la semana. Quedaría:

Ejercicio sumando las celdas y lo dividimos en la cantidad de celdas sumadas

 El resultado

Da el mismo resultado

LA FUNCIÓN Máxima

Nos permite  obtener el valor máximo de un conjunto de valores, Ejemplo la venta máximo, la nota máxima, el sueldo máximo...

Sintaxis:

1. =MAX(Número1:Número2)

Ahora mostramos la máxima venta de autos en el día y la semana

Resultado

LA FUNCIÓN Mínima

 La función MIN nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Es lo contrario de la función máxima.

Sintaxis:

=MIN(Número1:Número2)

Ahora mostramos la venta mínima del día y la semana.

Resultado mínimo

LA FUNCIÓN CONTAR

La función contar cuenta la cantidad de celdas seleccionadas

Sintaxis:

=CONTAR(Número1;[Número2])

Ahora vamos a contar la cantidad de ventas del siguiente ejercicio

Resultado

                 

                                           TALLER

Resolver los siguientes ejercicios en Excel

1) Encontrar la nota final de los siguientes aprendices, junto con el promedio de notas, nota máxima,  mínima y la cantidad de notas.

2) Encontrar el total de ventas de autos en el presente año

 

Guía y Cuarto  Taller de Ofimática

INSERTAR TABLAS

Una tabla es un cuadro dividido en celdas que están organizadas en dirección vertical y horizontal. Es una buena herramienta para organizar información o presentar cifras.

Puedes crear una tabla en blanco, convertir texto en una tabla o aplicar cualquiera de las variedades de estilos y formas de tablas que existen.

Cómo insertar una tablas 

Para insertar rápidamente una tabla, haga clic en Insertar > Tabla y mueva el cursor sobre la cuadrícula hasta que haya resaltado el número de columnas y filas que desee.

Haga clic y aparecerá la tabla en el documento. Si necesita realizar ajustes, puede agregar o eliminar filas o columnas en una tabla en Word o PowerPoint para Mac o combinar celdas.

Al hacer clic en la tabla, aparecen las pestañas Diseño de tabla yDiseño .

En la pestaña Diseño de tabla elija diferentes colores, estilos de tabla, agregar o quitar los bordes de la tabla.

Si quiere un mayor control sobre la forma de las columnas y filas de la tabla o quiere crear una tabla usando algo distinto de una cuadrícula básica, con la herramienta Dibujar tabla le será más fácil dibujar exactamente lo que desea.

Incluso puede dibujar líneas diagonales y celdas dentro de celdas.

1. Haga clic en InsertarTabla > Dibujar tabla. El puntero se cambia a un lápiz

2. Dibuje un rectángulo para crear los bordes de la tabla y después dibuje líneas para las columnas y filas dentro del rectángulo.

   

3. Para borrar una línea, haga clic en Diseño >Borrador y después haga clic en la línea que desee borrar.

   

Formato de Texto – Negrita, Cursiva y Subrayado

La negrita suele resaltar un título o un texto dentro de un párrafo, como también lo puede hacer la cursiva, que por lo general sirve además para citar un autor o dar realce a una frase. El Subrayado suele ir mejor en títulos, o en casos especiales, para denotar un enlace a una web, aunque esta modalidad suele ser aplicada con otras herramientas.

 

 

Podremos colocar estos formatos en nuestro Curriculum con un criterio propio. Para esto, deberemos seleccionar aquellas partes de texto e ir seleccionando uno o varios de estos formatos a la vez pulsando los botones.

Como dijimos, su uso obedece a pautas de uso extendido, pero pueden ser usadas de forma arbitraria. En el caso del subrayado, tendremos además un submenú desplegable para aplicar otras variantes.

 

 

 

TALLER

1) Realizar las siguientes tablas y aplicar estilos.

Dibujar la tabla